Rodzaje listów biznesowych
Kiedy pierwszy raz spotykasz się z korespondencją biznesową, możesz odnieść wrażenie, że jest to zbyt skomplikowany system. W rzeczywistości różne rodzaje listów biznesowych w sposób naturalny odpowiadają potrzebom jednostki we współpracy.
List współpracy biznesowej
Pierwszy most pomiędzy ewentualnymi przyszłymi partnerami staje się z reguły listem biznesowym o współpracy. Przedstawiciele obu firm mogą już spotkać się i przeprowadzić wstępne negocjacje, ale oficjalny kontakt będzie listem do współpracy.
Ważne punkty dla tego dokumentu:
- apel do konkretnej osoby;
- Wzmianka o spotkaniu lub źródle informacji o tej firmie;
- podsumowanie przedmiotu;
- tabele, ceny i inne dodatkowe informacje lepiej przesłać w aplikacji.
List spotkania biznesowego
Jeśli się powiedzie, następnym krokiem będzie spotkanie biznesowe. Ten rodzaj listu biznesowego może zmniejszyć liczbę pośrednich etapów negocjacji i wpłynąć na sukces nadchodzącego spotkania. Zainteresowana strona powinna przemyśleć to wydarzenie w najdrobniejszym szczególe:
- regulacje;
- program;
- jasno sformułować kwestie do dyskusji;
- nakreślić krąg drugorzędnych problemów, które mogą pojawić się w procesie;
- przygotowywanie aplikacji informacyjnych, z którymi pożądane jest zapoznanie się drugiej strony przed spotkaniem.
Takie rozważne pismo biznesowe pomoże uniknąć nieporozumień, nieporozumień i innych nieprzyjemnych momentów, które mogą wpłynąć na wynik negocjacji. Zgodnie z wynikami negocjacji przygotowywane jest kolejne pismo o spotkaniu, ale już w formie raportu o osiągniętych wynikach. Służy temu samemu celowi: upewnić się, że partnerzy prawidłowo interpretują osiągnięte porozumienia. Druga strona jest proszona o potwierdzenie protokołu ze spotkania lub o zmianę - zwykle w ciągu jednego dnia.
Inne rodzaje korespondencji biznesowej
Kiedy relacje są już ustalone, najczęściej używane są takie typy listów biznesowych, jak litera żądania biznesowego i odpowiednio odpowiedź listowa. W przypadku jakichkolwiek zmian w ustaleniach lub gdy potrzebne są dodatkowe informacje, jedna firma wysyła kolejne żądanie.
Aby zachować istniejące relacje biznesowe lub ustanowić nowe, dostarczane są takie rodzaje listów biznesowych, jak list z zaproszeniem do współpracy i list z reklamami biznesowymi. Firma może zorganizować konferencję, wystawę, seminarium itd. I zaprosić obecnych i potencjalnych partnerów w osobie kierownictwa lub całego zespołu. Tańsze będzie wysłanie listu sprzedaży, ale zwrot na nim jest znacznie niższy.
Etykieta biznesowa zawiera list podziękowania w odpowiedzi na prośbę kontrahenta lub inną współpracę.
Niektóre rodzaje korespondencji biznesowej mogą być trudniejsze do napisania. To jest:
- list służbowy odmowy;
- list biznesowy z przeprosinami;
- firmowe pismo reklamacyjne;
- prośba o list służbowy.
W tych dokumentach szczególnie ważne jest zachowanie życzliwego i pełnego szacunku tonu. Jeśli chodzi o pismo z wnioskiem, to zgodnie z zasadami etyki zawodowej, sformułowanie powołujące jest stosowane nawet w tych przypadkach, gdy istnieje żądanie w życiu.
Czego szukać w korespondencji biznesowej:
- ważnym punktem każdego listu biznesowego jest odwołanie do konkretnej osoby, z prawidłową pisownią nazwiska, stanowiska i nazwy firmy;
- niezależnie od tego, czy piszesz e-biznes list, czy papier - powinien on znajdować się na papierze firmowym ze wszystkimi szczegółami;
- etyka, poprawność i szacunek to jedyny dopuszczalny ton dla listów biznesowych.
- list powinien być utrzymany w suchym, rzeczowym stylu - lepiej unikać emocjonalnych zwrotów ze zwykłej mowy.
List firmowy, napisany z myślą o tych niuansach, zrobi najlepsze wrażenie na twoim nadawcy. A w świecie biznesu pomoże to otworzyć właściwe drzwi.